Hoe organiseer je een
bedrijfsfeest op eigen locatie?

Hoe gaaf is het om je bedrijfsfeest te organiseren op je eigen locatie? Tover je bedrijfslocatie om tot feestlocatie. Met een relatiedag of open dag van je bedrijf kun je de gasten een uniek kijkje achter de schermen geven. Het product, de unieke manier van werken, je bedrijfsvisie of toekomstambitie kunnen nergens zo goed geëtaleerd worden dan op het eigen vertrouwde terrein.

Maar waar moet je dan allemaal aan denken? Dat hebben we voor jou op een rijtje gezet in de volgende stappen.

Waarom

Waarom wil je een evenement organiseren? Is dit ter ere van een jubileum, de jaarafsluiting, open dag, relatie dag of een teambuilding?

Wat

Wat wordt de aard van het evenement. Een feestdag met activiteiten, een walking-diner met aansluitende feestavond of wordt er een plenaire presentatie gegeven?

Waar

Waar gaat je evenement plaatsvinden? Wordt de bestaande ruimte ingericht of gaat het buitenterrein ingericht worden met tenten of ander event constructies?

Wanneer

Wanneer ga je het bedrijfsevenement laten plaatsvinden? Je evenement in de zomer of winter organiseren vragen beide om een andere aanpak.

Hoe

Hoe ga je het evenement organiseren? Een evenement organiseren op je eigen locatie moet zo min mogelijk overlast opleveren voor de dagelijkse gang van zaken. Draag je zelf deze verantwoordelijkheid voor de organisatie of kies je voor ondersteuning tijdens dit proces?

Een strakke logistieke planning, opbouw draaiboeken en uiteraard de nodige risico-inventarisaties en veiligheidsplannen zijn cruciaal voor het uiteindelijke succes van jouw bedrijfsfeest. Ook vraagt een event op eigen locatie om de nodige vergunningen. Dit kan voor velen een onbekende wereld zijn.

Wist je dat een technisch en facilitair producent juist helemaal thuis is in de complexe wereld van events? Laat je volledig ontzorgen voor-, tijdens en na het evenement waardoor jij verzekerd bent van een zorgeloos én geslaagd event.

Financiële voordelen door de WKR-regeling

Gebruikmaken van de werkkostenregeling (WKR) kan gunstig zijn voor het financiële kostenplaatje van jouw event. De WKR is een regeling in Nederland die bepaalt welke vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan werknemers kunnen worden gegeven.

Een logistiek draaiboek tot in het kleinste detail

Een goed uitgewerkt logistiek plan is van cruciaal belang voor een soepel verloop van je bedrijfsfeest. Niet alleen voor de leveranciers van het evenement, maar ook voor je reguliere leveranciers moet je goed bereikbaar blijven. Denk hierbij aan:

• Laden/lossen (event)leveranciers
• Op- en afbouw planning
• Parkeergelegenheid gasten en medewerkers
• Veiligheidseisen
• Specifieke routing m.b.t het evenement

Een productiedraaiboek

Je eigen locatie ombouwen tot feestlocatie is natuurlijk niet in een dag gebeurd. Je moet hierbij rekening houden met (meerdere)opbouw dagen, de draaidag(en) en de afbouw van je event. Hierbij komt een uitgebreid productie draaiboek om de hoek kijken. Hierin staat van dag tot dag tot op de minuut in beschreven wie wat en wanneer doet.

Zo voorkom je dat er stappen worden overgeslagen in het proces en dat leveranciers moeten wachten of crew hun taken niet goed uit kunnen voeren. Door het hebben van een goed productiedraaiboek zal dit je onder de streep veel irritatie, extra tijd en geld besparen.

Een waterdicht stroom- en waterplan

Niet zo moeilijk toch, zou je denken. Maar toch komt hier meer bij kijken dan je denkt. Hoe veel ampère of wattage heeft het hoofdpodium nodig en is er dan nog wel genoeg over voor de catering en de bar? Deze vragen kunnen het beste beantwoord worden voordat het evenement gaat beginnen. Hetzelfde geldt voor het waterplan, je wilt niet dat de toiletten zonder waterdruk komen te zitten omdat het systeem overbelast raakt.

Een technisch en facilitair producent kan je perfect ondersteunen bij het opstellen van dit plan.

De indeling en faciliteiten van jouw feestlocatie

Ga je het event helemaal in je eigen pand kunnen huisvesten of biedt het buitenterrein mogelijkheden voor een tent of andere pop-up accommodatie. Denk goed na over de invulling van je ruimtes.

• Moeten er zitplaatsen zijn voor al je gasten voor bijvoorbeeld een lunch of diner?
• Verwacht je een plenaire opening te houden met sprekers?
• Is er een podium benodigd voor een artiest of feestavond?
• Heb je extra sanitaire voorzieningen nodig?
• Heb je een tent of luifel nodig voor wanneer het weer minder goed is?

Het kan nodig zijn om meerdere zalen of ruimtes te creëren voor de verschillende onderdelen van je evenement. Hierop kun je dan weer het benodigde meubilair en de technische inrichting op afstemmen.

Duurzaamheid

Vindt jouw bedrijf duurzaamheid belangrijk? Dan is het belangrijk om jouw bedrijfsfeest op een zo duurzaam mogelijke manier te laten verlopen. Dit kan je doen door rekening te houden met elektriciteit, afval en bij het inkopen. Zo kan jij jouw duurzame boodschap met een gerust hart naar buiten blijven brengen. Meer weten over het organiseren van een duurzaam evenement? Lees het blogartikel.

Heb je een vergunning nodig en wat zijn de veiligheidseisen?

Moet ik een vergunning aanvragen voor mijn evenement, of is alleen een melding al genoeg? In sommige gevallen is een officiële verklaring van de gemeente benodigd. Mag ik zomaar alcohol schenken en hoe zit het met de catering. Of heb ik een milieuvergunning nodig voor bijvoorbeeld geluidsoverlast?

Dit zijn zaken die vaak over het hoofd gezien worden, maar die ervoor kunnen zorgen dat je bedrijfsfeest niet mag plaatsvinden.

Een technisch en facilitair producent is op de hoogte van de verschillende vergunningplichten en milieueisen, waardoor het vergunningsproces zorgeloos doorlopen kan worden.

Bespaar door samen te werken met een technisch facilitair producent

Lion Event Support heeft jarenlange ervaring met de productie van corporate events, publieksevenementen en festivals. Groots uitpakken of een intiem feest? Dat maakt niet uit, onze aandacht voor de details blijft hetzelfde. Wij denken niet in problemen, maar vinden oplossingen. Maar wist je ook dat je ook dat een technisch en facilitair procent onder de streep geld oplevert? Lees ook de blog met de 6 redenen waarom.

Benieuwd naar hoe wij jou kunnen ontzorgen bij de organisatie van een evenement op jouw eigen locatie? Neem dan contact op met een van onze teamleden