Voor de meeste evenementen is een evenementenvergunning nodig. Bij een vergunning geeft de gemeente toestemming voor het evenement. Het krijgen van een vergunning valt of staat bij en goede voorbereiding. Mocht je steken laten vallen, dan kan het evenement in gevaar komen.
Belangrijke onderdelen van een vergunningstraject
Gemeente
In welke gemeente gaat het evenement plaatsvinden? De regelgeving kan verschillen van gemeente tot gemeente.
Vergunning of melding
Voor de meeste evenementen is een complete evenementenvergunning nodig. In sommige gevallen volstaat een meldingsplicht. Daarnaast zijn er evenementen die niet vergunning of meldingsplichtig zij. Denk hierbij aan bedrijfsevenementen op eigen terrein. Wij raden aan om in deze gevallen toch een melding te doen bij de gemeente en hulpdiensten. Zodat zij op de hoogte zijn van het feit dat er een event is, en dat er dus op en ongebruikelijk tijdstip mensen op het terrein zijn.
Juiste papieren
Voor het aanvragen van een vergunning heb je de juiste papieren nodig. Welke papieren dit zijn verschilt per gemeente. De gegevens die u vaak moet aanleveren zijn: veiligheidsplan, draaiboek, risicoanalyse, plattegronden m.b.t. de inrichting van het terrein of de locatie, bouwboeken van tenten en objecten, omgevingsvergunningen (AERIUS berekeningen, uitstoot CO2), ecologische quickscan. Voor het aanvragen van een omgevingsvergunning moet je in het bezit zijn van een eHerkenning.
De duur van een aanvraag
Begin altijd op tijd met een vergunningsaanvraag. Hoelang dit traject duurt verschilt per gemeente. De gemeente heeft voor het geven van een vergunning de tijd nodig om een goede risico-inventarisatie te maken.
Kosten
Aan vergunningen zitten legeskosten verbonden. Hoe hoog deze kosten zijn hangt af van de grootte van het evenement. Ook verschillen de kosten per gemeente. De kosten voor de vergunning moet je altijd meenemen als kostenpost in de begroting.
Meerdere vergunningen
Het kan zo zijn dat je naast de vergunning voor het evenement ook nog andere vergunningen of ontheffingen nodig hebt. Denk hierbij aan parkeerontheffing, optochtvergunning, geluidsontheffing of een vergunning voor het schenken van alcoholische dranken.
Voorkom fouten en een lang vergunningstraject
Bij een vergunningaanvraag zit een fout is een klein hoekje. Voor je het weet keurt de gemeente de aanvraag af en ben je een tijd verder. Dit kan veel stress en tijdsdruk opleveren. Geen zorgen: Bij Lion Event Support verzorgen wij het hele vergunningentraject voor jou. Hiermee kun je veel tijd en uiteindelijk ook geld besparen. Hier hebben wij ook een blog over geschreven. Lees nu ook waarom een technisch producent geld oplevert voor jouw organisatie
Bent u benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem contact met ons op, dan bespreken we samen de mogelijkheden!